|
Documentbeheer
Nooit meer ordners doorspitten op zoek naar dat ene document. Alle bedrijfsdocumenten centraal opgeslagen, zodat ze beschikbaar zijn voor iedere medewerker. Exact biedt u dé digitale oplossing om efficiënt met uw document(beheer) om te gaan.
|
Digitaal Dossier
Bedrijven worden, van binnen- en van buitenaf, vaak geconfronteerd met veel informatie die moet worden vastgelegd. Dit zorgt vaak voor dossiers, dikke ordners en stoffige mappen. Met digitaal documentbeheer kunt u afscheid nemen van een groot deel van uw papieren documenten. Tevens zijn ze 24/7 opvraagbaar.
|
 |
Scannen en digitaal opslaan
Uw organisatie ontvangt en produceert fysieke documenten. Enkele voorbeelden hiervan zijn inkomende post, inkoopfacturen en personeelsdossiers. Alle fysieke documenten kunnen gescand en centraal opgeslagen worden, met of zonder fiatteringsmogelijkheden. Uiteraard kunnen documenten op verschillende wijzen afgeschermd worden, zodat alleen die medewerkers er toegang toe hebben die hiervoor geautoriseerd zijn. Voor het scannen van inkoopfacturen kunnen Inkomende Factuur Registers (IFR) worden gedefinieerd waarin bepaald kan worden welke medewerkers, welke facturen moeten fiatteren. De inkoopboeking wordt aan de hand van de gescande factuur (semi) automatisch aangemaakt. Dit levert een forse tijdwinst op.
MS Office
MS Office producten worden door iedere organisatie gebruikt voor e-mail, brieven, overzichten en presentaties. Helaas zijn deze documenten vaak niet centraal terug te vinden voor alle medewerkers en zijn ze niet gekoppeld aan relaties, projecten etc.
Documentstructuur
Documenten kunnen digitaal zowel aan een medewerker, een klant of prospect als aan een project worden gekoppeld. Zo kunt u vanuit verschillende uitgangspunten uw informatie altijd terugvinden.
Versiebeheer
Prijslijsten, voorwaarden en contracten: allemaal documenten waarvan verschillende versies kunnen bestaan. Of het nu oud, nieuw of een concept is, alle versies moeten aanwezig zijn. Echter kan het ook zijn dat niet iedere documentversie voor iedereen zichtbaar of actief hoeft te zijn.
Ons zusterbedrijf BeFlow B.V. is gespecialiseerd in digitaal documentbeheer.
|
